Projekt: Auf Dokumente digital zugreifen

Digitale Akten

Aktenberge reduzieren, mobile Arbeit erleichtern sowie Datenschutz und Datensicherheit stärken – diese Ziele wird das BE:moved-Projekt mithilfe eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) erreichen. Das Projektteam führt einen Auswahlprozess durch, führt das neue DMS ein und verantwortet auch die Schulungen aller Mitarbeitenden.

Die bisherigen dezentralen Dokumentenablagen im Bistum Essen – überwiegend noch in Papierform – erschweren mobiles Arbeiten. Ein neues DMS sorgt dafür, dass zum Beispiel Bestell- und Bezahlvorgänge vollständig digital bearbeitet und gesichert werden können. Außerdem werden so Standards und Automatisierungen in den Pfarreien und bei Trägern etabliert, die aus Revisionsgründen notwendig sind. So wird ein schneller und einfacher, aber gleichzeitig auch rechtlich abgesicherter Workflow ermöglicht.

Die Entscheidung, welches Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Bistum Essen zukünftig genutzt werden soll, ist auf der Zielgeraden. Die nächsten Schritte im BE:moved-Projekt „Auf Dokumente digital zugreifen“ verraten die Projektleiterinnen Sabine Weber und Kathrin Gembler im Interview.

Der erste wichtige Meilenstein in Ihrem BE:moved-Projekt ist erreicht: Der Start der Dokumentenmanagementsystem-Auswahl. Was bedeutet das?

Kathrin Gembler: „Bis Ende November hatten die Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen Zeit, sich für unsere Ausschreibung zu bewerben. Mittlerweile haben wir alle Bewerbungen gesichtet und planen, drei dieser Anbieter einzuladen, um deren Systeme besser kennenzulernen.“

Sabine Weber: „Das ist wichtig, denn so kommen wir aus der Theorieschleife heraus. Wir müssen die Programme selbst testen können und sie verschiedenen Vertreterinnen und Vertretern aus dem Bistum Essen vorstellen. Schließlich hat jeder Träger unterschiedliche Anforderungen an ein DMS.“

Wie wollen Sie diesen verschiedenen Anforderungen mit einem Programm gerecht werden?

Sabine Weber: „Der Kauf eines bistumsweiten DMS ist eine langfristige Investition, die wir möglichst umfangreich absichern möchten. Daher arbeiten wir mit einem erfahrenen, externen und unabhängigen Berater zusammen. Er achtet auf die Qualität der Anbieter und deren Kompatibilität mit unseren Ansprüchen.“

Kathrin Gembler: „Um zu wissen, was von einem DMS gewünscht und benötigt wird, haben wir vor der Ausschreibung viele Interviews geführt. Dabei kam heraus, dass mit dem neuen System Prozesse angestoßen werden sollen wie zum Beispiel Buchungsbelege zur Finanzbuchhaltung übermitteln oder paralleles Arbeiten an der neuesten Dokumentenversion. Es soll einfach Spaß machen, mit dem Programm weniger Papier zu bewegen.“

Was folgt, wenn ein DMS-Anbieter ausgewählt wurde?

Sabine Weber: „Das System zu etablieren wird viel Arbeit – nicht nur für uns, sondern auch für die Fachbereiche. Denn diese liefern Definitionen für all‘ die Workflows und Prozesse, die das DMS abbilden soll. Dann folgt die Festlegung einer Reihenfolge der Piloten sowie die Schulung aller Mitarbeitenden in den Trägern.“

Kathrin Gembler: „Am Ende hat das DMS rund 2.000 Nutzerinnen und Nutzer im gesamten Bistum Essen. Und es wird dauern, bis sich alle im Umgang mit dem neuen Programm sicher fühlen. Aber gemeinsam mit unserer großen Projektgruppe und dem Innovationswillen der vielen Mitarbeitenden im ganzen Bistum freuen wir uns auf diesen neuen Abschnitt im Digitalisierungsprozess.“

Projektgruppe

• Benedikt Bauer, Dienstleistungsverbund der Kirchengemeinden
• Annette Beher, KiTa Zweckverband
• Elisabeth Brinkmann, Dienstleistungsverbund der Kirchengemeinden
• Klaus Dobrindt, Bischöfliches Generalvikariat
• Hans Günter Kraus, Propstei St. Peter und Paul, Bochum
• Dorothea Kreuzinger, Bischöfliches Generalvikariat
• Andreas Roth, Caritasverband für das Bistum Essen
• Kai Schuknecht, KiTa Zweckverband
• Christian Stieber, Bischöfliches Generalvikariat
• Vera Thaller, Beteiligungsgesellschaft des Bistums Essen