Projekt: Einkauf neu ausrichten

Günstiger einkaufen

Eine einfache Einkaufsstruktur wie bei Amazon, eBay und Co. – das hat sich dieses BE:moved-Projekt als Ziel gesetzt. Auf Basis digitaler Lösungen werden für Pfarreien und Träger Kostenvorteile erzielt, da die neuen Prozesse Bestellungen bündeln und zentrale Verhandlungen mit Lieferanten erleichtern. Die benötigten Produkte und Dienstleistungen werden mit möglichst geringem Aufwand in der erforderlichen Qualität zu möglichst günstigen Konditionen beschafft – und zwar bistumsweit.

Es ist notwendig, den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen neu auszurichten, weil im Bistum Essen aktuell dezentral und auf vielfältige Weise eingekauft wird. Da auch Bezahlprozesse beim bisherigen Vorgehen nicht integriert sind, keine Kosten-Nutzen-Analyse oder zentrale Einkaufsverhandlungen erfolgen, sind Einsparungen sehr schwierig.

Einkaufen ist für viele Menschen ein großes Thema – nicht nur zwischen Supermarkt und Einkaufszentrum im privaten Bereich, sondern auch im dienstlichen Umfeld. Das ist ein Ergebnis der Umfrage, die das BE:moved-Projekt „Einkauf neu ausrichten“ über den Sommer unter den Beschäftigten der verschiedenen Träger im Bistum Essen gestartet hatte. „Vor allem die hohe Beteiligung hat uns wirklich beeindruckt“, sagt BE:moved-Projektleiter Thomas Rünker.

Nicht nur, dass sich 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den verschiedensten Bereichen durch die statistischen Fragen des Online-Formulars geklickt hätten, „die allermeisten haben sich auch die Mühe gemacht, uns bei den verschiedenen Freitext-Feldern ihre Einschätzung mitzugegeben. Danke, alle Angaben helfen uns wirklich weiter!“, freut sich Rünker.

Beschleunigung und Preisvorteile

„In vielen Fällen decken sich die Rückmeldungen mit den Sichtweisen, die wir auch in unserer Projektgruppe diskutieren“, sagt BE:moved-Projektleiter Michael Arzt. So unterstützen viele Befragte den Plan der Projektgruppe, an einer stärkeren Zentralisierung des Einkaufs zu arbeiten, um so Mengen- und andere Preisvorteile für das Bistum Essen zu erzielen. Diese Vorteile stehen dann bistumsweit allen beteiligten Trägern zur Verfügung – von den Pfarreien über die Verbände bis hin zum Generalvikariat. Bei vielen Befragten wurde indes auch Skepsis deutlich, zum Beispiel, dass eine stärkere Zentralisierung womöglich zu längeren Bestell- und Lieferwegen führen könnte.

„Diese Sorge ist durchaus nachvollziehbar”, sagt Arzt, „wir nehmen diese Ängste sehr ernst, und es ist ein wichtiges Ziel unserer Projektarbeit, genau solche Entwicklungen zu verhindern.“ Die beiden BE:moved-Projektleiter sind zuversichtlich, dass dies auch gelingen wird, denn wie bei allen BE:moved-Projekten soll auch beim Einkauf eine stärkere Digitalisierung für eine Beschleunigung der Verwaltungswege sorgen.

Nachhaltigkeit im Blick

Während eine Zentralisierung des künftigen Einkaufs vor allem auf die organisatorische Sicht verweist, ist das zweite große Thema des Einkaufsprojekts der künftige Zugang der Nutzerinnen und Nutzer – also idealerweise eine Art Online-Marktplatz, auf dem alle Beschäftigten die Produkte finden, die sie für ihre Arbeit benötigen – und die sie entsprechend der individuellen Vereinbarungen mit ihren Vorgesetzten und den Beschaffungsregeln des jeweiligen Trägers dienstlich einkaufen dürfen. Mit Blick auf die Produkte, die in einem solchen Marktplatz zur Verfügung stehen sollen, haben einige Befragte dem Einkaufsprojekt deutliche Hinweise auf Ökologie und Nachhaltigkeit. „Auch hier treffen die Anmerkungen der Kolleginnen und Kollegen die Perspektive unseres Projekts“, sagt Arzt.

Und Rünker ist überzeugt: „Das sorgt bereits jetzt für spannende Diskussionen in unserer Projektgruppe, die sicher noch intensiver werden. Am Ende geht es ja um ähnliche Fragen, wie in vielen privaten Haushalten: Was ist nachhaltiger, die eingeschweißte Bio-Paprika oder die unverpackte aus konventionellem Anbau?“ Klar ist den beiden Projektleitern schon jetzt: Bei der neuen Struktur des Einkaufs im Bistum Essen kann es nicht nur um günstigere Preise gehen – „aber gerne um Verbesserungen für unsere Kolleginnen und Kollegen“, so Arzt.

Projektgruppe

• Thomas Adler, Bischöfliches Generalvikariat
• Alfred Hagedorn, Bischöfliches Generalvikariat
• Martina  Hungerkamp, Bischöfliches Generalvikariat
• Markus Mieberg, KiTa Zweckbverband
• Bernd Müller, KiTa Zweckverband
• Jörg Niermann, Bischöfliches Generalvikariat