Projekt: Pastorale Dienste digital ausstatten

Effiziente Erreichbarkeit

Die Pastoralen Dienste erhalten eine standardisierte Hard- und Software sowie eine transparente, zentrale Ordnerstruktur. Mit diesen Maßnahmen sorgt das BE:moved-Projekt dafür, dass sich Pastorale Dienste miteinander vernetzen, dass Dokumente auch bei Dienstende erhalten bleiben und dass die pastoralen Mitarbeitenden optimal in die IT-Wartung des Bistums Essen eingebunden werden – das spart Zeit und Kosten.

Die Pastoralen Dienste im Bistum Essen haben technisch noch einigen Aufholbedarf: Manche Mitarbeitende sind derzeit zum Beispiel nur über ein Festnetztelefon erreichbar. Zukünftig werden Diensthandys u. a. eine datenschutzkonforme mobile Kommunikation und Arbeit ermöglichen.


 

Welche Software und Geräte geliefert und genutzt werden

In den beiden BE:moved-Ausstattungsprojekten für die pastoralen Mitarbeitenden und die Pfarreien ist die Entscheidung für Hard- und Software gefallen. In den kommenden Wochen laden Sie die beiden Projekte herzlich zu  zwei Sprechstunden ein – eine für die Dienstgeber und MAVen, eine für allgemeine Fragen zu den Projekten. 

Nach anfänglichen Lieferschwierigkeiten von IT-Hardware haben die beiden BE:moved-Ausstattungsprojekte nun ein neues Hard- und Software-Konzept entworfen, das vom Lenkungsausschuss final bewilligt worden und auch schon auf der Mitarbeitendenversammlung der Sonder-MAV vorgestellt worden ist. Nach diesem Konzept sollen alle Mitarbeitenden von Verwaltungsleitung über Gemeindereferent(inn)en und Diakone bis hin zu Pfarrsekretär(inn)en und Priestern mit Laptops oder Detachables ausgestattet werden (Detachables sind Laptop-ähnliche Computer, die auch als Tablet oder wie ein Blatt Papier mit Stift genutzt werden können.). Dazu gibt es flächendeckend Docking-Stations und einen zusätzlichen Bildschirm und Maus, Tastatur und Headset. Hintergrund für diese Ausstattung ist eine voran gegangene Umfrage, bei der sich mehr als 300 Mitarbeitende aus den Pfarreien und dem pastoralen Dienst beteiligt hatten (LINK). 

Ein weiteres Ergebnis dieser Umfrage war, dass gerade im pastoralen Dienst dringend Dienst-Smartphones nötig sind, um einerseits den Datenschutz gewährleisten und andererseits in den richtigen Kanälen kommunizieren zu können. 

Mit den neuen Geräten wird selbstverständlich auch neue Software ausgerollt. Die beiden BE:moved-Projekte setzen dabei sowohl auf Produkte wie Windows, Microsoft Office und Teams, aber auch auf etablierte Freeware wie Firefox, Gimp oder VLC Media Player. Je nach individuellem Bedarf, können in Absprache zusätzliche Software-Pakete gekauft werden. 

Weil bei der Einführung neuer Software immer auch die jeweilige MAV beteiligt werden muss, wird es am Donnerstag, 21. April, von 10 bis 11.30 Uhr eine Sprechstunde für Dienstgeber und MAV geben, in der offene Fragen geklärt werden können.
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Für Mitarbeitende im pastoralen Dienst und in den Pfarreien wird es am Montag, 25. April, von 10-11 Uhr ebenfalls eine digitale Sprechstunde geben, in der allgemeine Fragen zum Hard- und Software-Konzept gestellt werden können. 
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Ziel der Projekte ist es, dass bis zum Sommer die drei Pilotpfarreien St. Cyriakus in Bottrop, St. Clemens in Oberhausen und Hl. Cosmas und Damian in Essen mit der neuen Technik ausgestattet werden. Nach den Sommerferien soll dann der reguläre Roll-Out der Hard- und Software starten, geplant sind etwa fünf Pfarreien pro Quartal. Die Reihenfolge der Pfarreien im Roll-Out wird im Bereich Wirtschaftliche Entwicklung der Kirchengemeinden (früher Dezernat Kirchengemeinden) festgelegt. 

Technik zum Anfassen

Wie könnte der Arbeitsplatz der Zukunft eigentlich aussehen? Darüber haben sich Pfarrer, Verwaltungsleitungen und IT-affine Mitarbeitende aus vier repräsentativen Pfarreien im Generalvikariat des Bistums Essen informiert. Sie waren eingeladen zu einem Experten-Hearing. Bei diesem Workshop wurde nicht nur intensiv darüber diskutiert, wie die digitale Pfarrei der Zukunft aufgestellt und wie Seelsorge digitaler werden kann, es stand auch die neue Technik zum Testen und Anfassen bereit. Die Kolleginnen und Kollegen konnten z.B. sogenannte Detachables ausprobieren: eine Kombination aus Bildschirm und Tastatur, die man entweder wie einen Laptop oder wie ein Tablet nutzen kann. Mit einem Klick sind der Bildschirm und die Tastatur voneinander getrennt. „Manche Teilnehmende sagten, dass sie nur erahnen könnten, was diese Geräte alles möglich machen“, sagt Tabea Diek, BE:moved-Projektleiterin.

Mitarbeitende der Pfarreien sind derzeit zum Teil nur über ein Festnetztelefon erreichbar. Andere nutzen ihre Privathandys für den beruflichen Alltag. Die beiden BE:moved-Projekte „Pastorale Dienste digital ausstatten“ und „Pfarrgemeinden digital ausstatten“ sorgen nun dafür, dass alle eine standardisierte Hard- und Software erhalten sollen. Insgesamt werden in Zukunft ca. 500 Seelsorgerinnen und Seelsorger sowie zahlreiche Verwaltungsmitarbeitende in den Pfarreien mit neuen Geräten ausgestattet.

Bedürfnisse berücksichtigen

Anfangs standen klassische Laptops und Diensthandys auf der Wunschliste. Nach einer Umfrage unter allen Seelsorgenden im Bistum Essen und vielfältigen Rückmeldungen aus dem Verwaltungsbereich sieht die Einkaufsliste nun ganz anders aus: „Wir haben einfach gefragt: Wobei soll euch die neue Technik unterstützen? Dabei kam heraus, dass zum Beispiel bei Trauergesprächen ein Laptop durch den hochstehenden Bildschirm eine künstliche Distanz erzeugen würde – das ist kontraproduktiv“, erklärt Tabea Diek, die selbst als Pastoralreferentin in St. Clemens in Oberhausen arbeitet. Deswegen bräuchten die Seelsorgenden ein Gerät, das wie ein Tablet nutzbar ist, eben wie das Detachable. Die Umfrage ergab auch, dass ein Gerät gewünscht wird, das aus handschriftlich gemachten Notizen ein Worddokument erstellt. So ließe sich schnell eine digitale Grundlage für die Predigt nutzen. Diese spezifischen Bedürfnisse der Pastoralen Dienste will die BE:moved-Projektgruppe „Pastorale Dienste digital ausstatten“ bei der finalen Entscheidung berücksichtigen.

Ausmisten und Ressourcen sparen

Es spielen aber auch ökologische und ökonomische Fragen eine Rolle. „Wir wollen nicht unnötig Ressourcen verschwenden und fragen daher in den Pfarreien frühzeitig an, welche Bildschirme oder Mäuse weiterhin genutzt werden können“, so Tabea Diek. Das bedeutet für alle Pfarreien erstmal: Inventur. Welche Endgeräte sind vorhanden? Wie stark ist die Internetverbindung? Welche Daten müssen gespeichert und archiviert werden? „Das wird eine große Herausforderung, das möchte ich nicht klein reden. Aber jeder muss bei sich selbst aufräumen – wie bei einem Umzug. Nur eben mit digitalen Daten. Einfach ausmisten und sich fragen: Brauche ich das Protokoll vom Pastoralteam 1998 wirklich noch?“, sagt die BE:moved-Projektleiterin mit einem Augenzwinkern.

Kritische Stimmen integrieren

Für die BE:moved-Projektleitung ist es wichtig, auch kritische Stimmen in den Auswahlprozess zu integrieren. „Manche Pfarreien haben große Bedenken. Aber solche Geräte sind für uns alle etwas Neues“, erklärt Tabea Diek. „Kritische Stimmen wollen wir erst recht dabeihaben, weil sie konkret hinschauen und mögliche Risiken benennen.“ Nur durch ehrliche Rückmeldungen aus einer heterogenen Gruppe könne das BE:moved-Projekt weiter verbessert werden.

Lieferschwierigkeiten blockieren Pilotphase

Derzeit werden drei bis fünf Pfarreien ausgewählt, die als erste in der Pilotphase mit den neuen Endgeräten arbeiten werden. Welches Modell es letztendlich in die Pfarreien schafft, kann Tabea Diek noch nicht verraten. Nur so viel: „Es wird nicht das Günstigste, weil wir auch auf die Qualität achten.“ Ob die Wunschausstattung aber rechtzeitig zur Pilotphase eintrifft, bleibt unklar. Aufgrund der globalen Pandemie wurden Produktionskapazitäten heruntergefahren, die nun Lieferverzögerungen verursachen. „Es gibt eben Dinge, auf die haben wir keinen Einfluss“, sagt die BE:moved-Projektleiterin.


Projektleitung

Tabea Diek

Pastoralreferentin St. Clemens, Oberhausen

Tobias Thewissen

IT-Anwenderbetreuung

Die Planung des Projekts wird unterstützt durch Mitglieder aus den unterschiedlichen Berufgsruppen, in Expertenhearings und anlassbezogenen Workshops.

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