Projekt: Personalarbeit digitalisieren

Digitale Dienstleistungen

Synergien nutzen, anwenderfreundliche Software und bestmöglicher Service – all das strebt dieses BE:moved-Projekt in Bezug auf die Personalarbeit im Bistum Essen an. Dafür werden transparente und einheitliche Strukturen übergreifend erarbeitet und digitale Systeme eingesetzt. So können alle Beteiligten, die zum Beispiel in die Abwicklung eines Reisekostenantrages involviert sind – also antragstellende Person, genehmigende Führungskraft und bearbeitende Abteilung –, diesen Prozess digital, schnell und einfach abschließen.

Derzeit gibt es in der Personalverwaltung, der Betreuung der Mitarbeitenden und in der Personalentwicklung noch viele papierbasierte Prozesse. Auch ist aufgrund der aktuellen administrativen Prozesse in verschiedenen Bereichen der Personalabteilungen eine Doppelerfassung, wie z.B. der Urlaubsanträge, erforderlich. Während dieser komplexen administrativen Vorgänge müssen auch gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden. Um trotz dieser Herausforderungen eine dienstleistungsorientierte Arbeit zu gewährleisten, entwickelt dieses BE:moved-Projekt Prozesse weiter und digitalisiert sie an geeigneten Stellen.

Im BE:moved-Projekt „Personalarbeit digitalisieren“ ist mit der Entscheidung für die Personalverwaltungs-Software „Fidelis“ der Weg für die nächsten Schritte geebnet, die nicht nur für Mitarbeitenden deutliche Verbesserungen mit sich bringen werden. Projektleiterin Susanne Grube im Interview: 

BE:moved-News: Seit kurzem ist klar: Im gesamten Bistum und in den anderen Trägern wie Kita Zweckverband, Dienstleistungsverbund und in der Caritas wird auch in Zukunft mit der bisherigen Personalverwaltungs- Software „Fidelis“ gearbeitet. Warum? 
Susanne Grube: Wir haben in unserem Projekt geprüft, ob wir vielleicht die neue Finanzsoftware-Datev nutzen könnten, die ebenfalls Personalverwaltungsfunktionen besitzt. Datev kann aber beispielsweise unsere Tarifstruktur nicht darstellen. Im Vergleich hat sich gezeigt, dass unsere bisherige Software Fidelis alle Funktionen hat, die wir benötigen. Wir haben diese aber bislang noch nicht vollumfänglich genutzt. Wir werden diese Software jetzt Schritt für Schritt ausbauen und nicht auf eine neue Software umstellen und Schnittstellen zu anderen Software-Systemen einrichten. Zum Beispiel zu unserem Bewerbungsmanagementsystem, Schulungsmanagementsystem und zu unserer Abrechnungssoftware SD Works. Dadurch können wir zukünftig deutlich effizienter und professioneller arbeiten. Alle Daten der Mitarbeitenden lassen sich dann über ein System abrufen. 

BE:moved-News: Welchen Vorteil hat das? 
Susanne Grube: Dadurch, dass alle Daten zentral abrufbar sind, können wir zum Beispiel bei internen Stellenausschreibungen zukünftig viel besser auf die Suche nach Bewerberinnen und Bewerbern gehen. Außerdem können wir Mitarbeitende besser beraten, weil wir viel bessere Profile erstellen können. Gleichzeitig können wir auch bislang nicht mögliche Abfragen starten: Wenn wir beispielsweise spontan jemanden suchen, der/die ukrainisch spricht, können wir das über Fidelis sehr schnell erfahren, weil dort auch die Daten aus dem Bewerbungsmanagement hinterlegt sind natürlich unter Beachtung des Datenschutzes. 

BE:moved-News: Wie geht es konkret weiter? 
Susanne Grube: Wie so oft, müssen wir jetzt erst einmal alle Mitarbeitenden schulen, die mit Fidelis arbeiten, damit sie die zusätzlichen Funktionen richtig einsetzen können. Gleichzeitig gehen wir jetzt an die Schnittstellen zu den anderen Softwaresystemen und arbeiten eng mit dem iPA-Prozess zusammen, damit die Neuerungen für alle Mitarbeitenden gelten. Im BE:moved-Projekt „Personalarbeit digitalisieren“ arbeiten wir außerdem weiter an der digitalen Zeiterfassung und der digitalen Personalakte.

"Wer sein Zeugnis in der Hand hält, weiß meist nicht, was für aufwändige Prozesse dahinterstecken", sagt Susanne Grube. Dank des BE:moved-Projektes "Personalarbeit digitalisieren" sind es im Generalvikariat nun digitalisierte und somit vereinfachte Prozesse.

Vom Antragsformular bis hin zum Zeugnisversand – jeder Schritt ist standardisiert und automatisiert, der Prozess für den Personalbereich somit effizienter und schneller. Bei der Umsetzung dieses Digitalisierungsprozesses hatte das BE:moved-Projekt um Susanne Grube und David Alferding einen erfahrenen Wegbegleiter. "Der KiTa Zweckverband hatte bereits erfolgreich mit dem ausgewählten Zeugnismanager-Programm gearbeitet. Das war ein großer Vorteil, weil wir auf deren Erfahrungswerte kollegial vertrauen konnten", erklärt Susanne Grube. Daniela Fittinghoff hatte als Referentin Personalentwicklung im KiTa Zweckverband die dortige Einführung begleitet und unterstützt als Teammitglied zusammen mit unserer Nachwuchskraft Milena Knorr die Einführung des Tools über das  BE:moved-Projekt als Schnittstelle für alle beteiligten Träger.

Die enge Zusammenarbeit hat nicht nur Zeit gespart, sondern auch alle Beteiligten im BE:moved-Prozess näher zusammenrücken lassen. "Es war eine trägerübergreifende gemeinsame Entscheidung, den Zeugnismanager einzuführen und wir freuen uns, nun auch alle weiteren Kolleginnen und Kollegen im Bistum Essen wie die Caritas oder die KEFB damit ausstatten zu können", sagt BE:moved-Projektleiterin Susanne Grube.

Projektgruppe

• Katrin Doppke, KiTa Zweckverband
• Anna Eberhardt, KiTa Zweckverband
• Daniela Fittinghoff, KiTa Zweckverband
• Beate Gembler, Bischöfliches Generalvikariat
• Birgit Klink, Dienstleistungsvebrund der Kirchengemeinden
• Kathrin Löbbert, Katholische Erwachsenen- und Familienbildung