Projekt: Personalarbeit digitalisieren

Digitale Dienstleistungen

Synergien nutzen, anwenderfreundliche Software und bestmöglicher Service – all das strebt dieses BE:moved-Projekt in Bezug auf die Personalarbeit im Bistum Essen an. Dafür werden transparente und einheitliche Strukturen übergreifend erarbeitet und digitale Systeme eingesetzt. So können alle Beteiligten, die zum Beispiel in die Abwicklung eines Reisekostenantrages involviert sind – also antragstellende Person, genehmigende Führungskraft und bearbeitende Abteilung –, diesen Prozess digital, schnell und einfach abschließen.

Derzeit gibt es in der Personalverwaltung, der Betreuung der Mitarbeitenden und in der Personalentwicklung noch viele papierbasierte Prozesse. Auch ist aufgrund der aktuellen administrativen Prozesse in verschiedenen Bereichen der Personalabteilungen eine Doppelerfassung, wie z.B. der Urlaubsanträge, erforderlich. Während dieser komplexen administrativen Vorgänge müssen auch gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden. Um trotz dieser Herausforderungen eine dienstleistungsorientierte Arbeit zu gewährleisten, entwickelt dieses BE:moved-Projekt Prozesse weiter und digitalisiert sie an geeigneten Stellen.

 

Digitaler Weg zum Zeugnis

"Wer sein Zeugnis in der Hand hält, weiß meist nicht, was für aufwändige Prozesse dahinterstecken", sagt Susanne Grube. Dank des BE:moved-Projektes "Personalarbeit digitalisieren" sind es im Generalvikariat nun digitalisierte und somit vereinfachte Prozesse.

Vom Antragsformular bis hin zum Zeugnisversand – jeder Schritt ist standardisiert und automatisiert, der Prozess für den Personalbereich somit effizienter und schneller. Bei der Umsetzung dieses Digitalisierungsprozesses hatte das BE:moved-Projekt um Susanne Grube und David Alferding einen erfahrenen Wegbegleiter. "Der KiTa Zweckverband hatte bereits erfolgreich mit dem ausgewählten Zeugnismanager-Programm gearbeitet. Das war ein großer Vorteil, weil wir auf deren Erfahrungswerte kollegial vertrauen konnten", erklärt Susanne Grube. Daniela Fittinghoff hatte als Referentin Personalentwicklung im KiTa Zweckverband die dortige Einführung begleitet und unterstützt als Teammitglied zusammen mit unserer Nachwuchskraft Milena Knorr die Einführung des Tools über das  BE:moved-Projekt als Schnittstelle für alle beteiligten Träger.

Die enge Zusammenarbeit hat nicht nur Zeit gespart, sondern auch alle Beteiligten im BE:moved-Prozess näher zusammenrücken lassen. "Es war eine trägerübergreifende gemeinsame Entscheidung, den Zeugnismanager einzuführen und wir freuen uns, nun auch alle weiteren Kolleginnen und Kollegen im Bistum Essen wie die Caritas oder die KEFB damit ausstatten zu können", sagt BE:moved-Projektleiterin Susanne Grube.


Projektleitung

David Alferding

Anwenderbetreuer für das Personalwesen

Susanne Grube

Leiterin Sachgebiet Einsatz und Betreuung

Projektgruppe

  • Beate Gembler, Bischöfliches Generalvikariat
  • Birgit Klink, Dienstleistungsvebrund der Kirchengemeinden
  • Daniela Fittinghoff, KiTa Zweckverband
  • Dorothee Janssen, Pfarrei St. Peter und Paul, Witten-Sprockhövel-Wetter

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