Projekt: Zukunftsfähige Finanzsoftware einführen

Sichere und digitale Buchungsprozesse

Buchungen und Auswertungen der Finanzen im gesamten Bistum sollen digitaler, effizienter und transparenter werden: Dazu wird nun im Rahmen des Digitalisierungsprozesses BE:moved DATEV als Finanzsoftware eingeführt. Das Projektteam verantwortet dabei auch die Schulungen der Mitarbeitenden und informiert regelmäßig über die Veränderungen.

Mit der neuen Finanzsoftware DATEV, an deren Auswahl Träger und Pfarreien des Bistums beteiligt waren, werden Buchungsprozesse für alle Mitarbeitenden einfacher, effizienter und vor allem digitaler.


 

DATEV: Aus Feedback lernen

„Wir werden sicherlich Fehler machen, aber wir werden daraus lernen.“ Diesen Leitsatz haben sich die BE:moved-Projekte mit Start des Prozesses auf die Fahne geschrieben. Wie das funktionieren kann, zeigt das DATEV-Projekt, in dem nun konkrete Maßnahmen aus Umfrage-Ergebnissen abgeleitet werden.

Nachdem die neue Abrechnungssoftware DATEV nun in 13 Pfarreien, dem Dienstleistungsverbund, dem Domkapitel und beim bischöflichen Stuhl eingeführt worden ist, hat das Projekt-Team rund um Melanie Frese nun eine erste Bilanz gezogen und mit einer Umfrage unter den Anwenderinnen und Anwendern nach Feedback gefragt. „Die positive Nachricht: Zwei Drittel der Befragten sind der Meinung, dass die Arbeitsabläufe mit der neuen Software deutlich einfacher geworden sind. Das freut uns sehr“, sagt Projektleiterin Melanie Frese. „Aber beim Stimmungsbild insgesamt ist noch deutlich Luft nach oben: Wir haben da nur zwei von fünf möglichen Sternen bekommen. Daraus wollen wir lernen.“

Das Schulungskonzept, soll nun überarbeitet und vor allem Inhalt, Timing, Dokumentation und Nachhaltigkeit angepasst werden. Außerdem wird eine intensivere Kommunikation in den einzelnen Phasen der Software-Einführung geplant. Neben dem Supportkonzept wird auch das KeyUser-Konzept angepasst, damit der kollegiale Austausch untereinander gefördert wird. Auch eine Support-Hotline ist in Planung.„Wenn wir wissen, was den Anwendenden die Arbeit erleichtert, können wir besser werden“, fasst Melanie Frese die nächsten Schritte zusammen. Generell gelte natürlich nach wie vor die Einladung, Verbesserungswünsche und Anregungen an finanzsoftware@bistum-essen.de zu senden.

DATEV-Einführung ist gestartet

Seit Januar 2022 arbeiten 13 Pfarreien, der Dienstleistungsverbund, der Gemeindeverband Essen, das Stadtdekanat Essen, das Domkapitel und der Bischöfliche Stuhl mit der neuen Finanzsoftware DATEV. Wie der Start im Dienstleistungsverbund verlief, verrät Benedikt Bauer.

Rechnung einscannen, verschicken, ausdrucken, prüfen, einscannen, verschicken, ausdrucken, prüfen, weiterreichen, abheften – dieser komplizierte Weg der Eingangsrechnungen gehört bald der Vergangenheit an. „Der sehr papierlastige Prozess wird durch DATEV vereinfacht“, erklärt Benedikt Bauer vom Dienstleistungsverbund.

Ein Lernprozess – auch für Künstliche Intelligenz

„Wir sind mit einer blanken Platte gestartet, die wir mit der Zeit beschriften müssen – und zwar mit Daten“, erklärt Benedikt Bauer. Die Software erkennt zum Beispiel auf der eingescannten Rechnung, wo die Rechnungsnummer steht oder der Betrag und markiert diese Stelle farblich. Die erkannten Daten fließen dann automatisch in die richtigen Buchungszeilen. Seine Kolleginnen und Kollegen, die die Rechnung aus den Pfarreien verbuchen, finden so schnell die relevanten Stellen auf den Rechnungen sowie die vorerfassten Daten in den Buchungszeilen. Ein händisches Abtippen der Rechnungsdaten wird durch einen kurzen Sichtprozess ersetzt.

„Derzeit funktioniert das noch nicht ganz fehlerfrei, da jeder Dienstleister woanders die Rechnungsnummer hinschreibt. Die künstliche Intelligenz, die dahintersteckt, hat bisher noch nicht genügend Erfahrungswerte – also Daten – sammeln können. Mit der Zeit wird die Software also automatisch besser“, so das Projektgruppenmitglied von „Zukunftsfähige Finanzsoftware einführen“.

Neue Buchungslogik und vielfältige Unterstützung der Mitarbeitenden

Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Dienstleistungsverbund bedeutete die Umstellung auf DATEV auch eine andere Buchungslogik. „Die Software arbeitet mit automatisch ausgefüllten Bereichen oder einem virtuellen Stempel, den die Rechnung erhält, wenn sie geprüft wurde“, erklärt Benedikt Bauer. Damit seine Kolleginnen und Kollegen von Fachleuten begleitet in die Projektphase starten, wurden im Vorfeld sechs Key-User geschult, die sich intensiver mit der neuen Software auseinandergesetzt haben. Sie stehen für Rückfragen zur Verfügung.

„Wir haben im Rahmen der DATEV-Einführung, jeden Mittwoch eine einstündige Sprechstunde für die Pilotpfarreien angeboten, in der wir intern tiefer in Fragestellungen eintauchen konnten – und das Angebot wurde gerne genutzt. Da sich die Problemfelder der einzelnen Pilotpfarreien nun näher spezifizieren, steigen wir ab jetzt in die Individualberatung ein.“


 

Fragen an die BE:moved-Projektmitglieder


In diesem Video haben Finanzverantwortliche der verschiedenen Träger viele Fragen zum BE:moved-Projekt für Sie beantwortet:

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Projektleitung

Melanie Frese

Referentin des Ressortleiters Finanzen und IT

Projektadministration

Helen Wieners

Referentin für Personalentwicklung und Gesundheit

Hendrik Große-Kreul

Referent für BE:moved

Projektgruppe

  • Benedikt Bauer, Dienstleistungsverbund der Kirchengemeinden
  • Ilina Cobussen, KiTa Zweckverband
  • Silvia Jost, Bischöfliches Generalvikariat
  • Verena Schwienbacher, Bischöfliches Generalvikariat
  • Andreas Wiegers, Caritasverband für das Bistum Essen

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