Projekt: Zukunftsfähige Finanzsoftware einführen

Sichere und digitale Buchungsprozesse

Buchungen und Auswertungen der Finanzen im gesamten Bistum sollen digitaler, effizienter und transparenter werden: Dazu wird nun im Rahmen des Digitalisierungsprozesses BE:moved DATEV als Finanzsoftware eingeführt. Das Projektteam verantwortet dabei auch die Schulungen der Mitarbeitenden und informiert regelmäßig über die Veränderungen.

Mit der neuen Finanzsoftware DATEV, an deren Auswahl Träger und Pfarreien des Bistums beteiligt waren, werden Buchungsprozesse für alle Mitarbeitenden einfacher, effizienter und vor allem digitaler.

Kita Zweckverband arbeitet mit digitaler Finanzsoftware

Wie die Umstellung auf die neue Finanzsoftware DATEV im Kita Zweckverband funktioniert hat, erklärt Teilprojektleiterin Ilina Cobussen im Interview.

BE:moved-News: Seit dem 1. August ist die neue Finanzsoftware im Live-Betrieb beim Kita Zweckverband. Wie ist die Umstellung gelaufen?
Ilina Cobussen: Wir haben vor ziemlich genau einem halben Jahr mit den Vorbereitungen angefangen und an vielen Stellen gleichzeitig gearbeitet. Mit der neuen Finanzsoftware ist natürlich nicht nur unsere Finanzbuchhaltung befasst, sondern in unterschiedlichem Maße auch die Geschäftsführung, die Gebietsleitungen aber auch die Leiterinnen unserer Kitas. Das sind sehr viele Personen, die wir auf diese Umstellung vorbereiten mussten. Jetzt ist die Software seit 10 Tagen im Live-Betrieb. Die ersten Rechnungen sind im neuen System gebucht und bezahlt worden und wir blicken mit Zuversicht auf die kommenden Herausforderungen.Was haben Sie denn neben der Finanzsoftware noch umgestellt?
Ilina Cobussen: Wir haben die Gunst der Stunde genutzt und nicht nur die Software gewechselt und die bestehenden Prozesse eins zu eins in DATEV übertragen, sondern haben viele Prozesse aktualisiert, optimiert und verschlankt.

BE:moved-News: Wie gefällt Ihnen die Arbeit mit DATEV?
Ilina Cobussen: In dem Begriff „BE:moved“ stecken ja auch die Worte „moderne Verwaltung“: Auf dem Weg zu einer modernen Verwaltung war eine zukunftsfähige Finanzsoftware ein ganz wichtiger Baustein. Ich habe früher lange in der freien Wirtschaft gearbeitet, wo solche Prozesse oft schon lange digitalisiert und effizienter sind. Da haben wir uns jetzt sehr stark angeglichen.

Neue Projektstruktur

Das BE:moved-Projekt zur Einführung der Finanzsoftware DATEV bekommt eine differenzierte Projektstruktur, um den spezifischen Anforderungen der unterschiedlichen Träger Rechnung zu tragen.

Dass die BE:moved-Projekte lernende Projekte sind, zeigt nun das Projekt „Zukunftsfähige Finanzsoftware einführen“. Nachdem einige Pilotpfarreien und das Domkapitel die neue Finanzsoftware DATEV bereits seit Januar nutzen, stellt sich die Organisation des Projekts jetzt neu auf. „Grund dafür sind die Ergebnisse einer Umfrage und die Erfahrungen, die wir in der Pilotphase gemacht haben“, sagt der Leiter des BE:moved-Prozesses Markus Etscheid-Stams. Wenn jetzt im Sommer die KEFB und der Kita Zweckverband mit der Einführung starten – und im kommenden Jahr auch das Generalvikariat, weitere Pfarreien und der Dienstleistungsverbund der Pfarreien – ist die Projektstruktur differenzierter aufgestellt, um den spezifischen Anforderungen der Träger Rechnung zu tragen. Daher gibt es handhabbare trägerbezogene Teilprojekte mit entsprechender Verantwortung (Pfarreien und Dienstleistungsverbund; Kita Zweckverband; KEFB sowie Generalvikariat, Domkapitel und Bischöflicher Stuhl).

Übergreifende und gemeinsame Themen sind durch eigene Zuständigkeiten abgesichert, zum Beispiel die Kommunikation und der Wissenstransfer, IT-Themen und Qualifizierung. „Diese Aufteilung erscheint uns als sinnvoll, weil wir weiterhin das Ziel haben, gemeinsame Standards zu entwickeln und Synergien zu nutzen“, sagt Markus Etscheid-Stams, der zusammen mit der Projektleitung Torsten Kehler und dem Lenkungsausschuss das fachliche Entscheidungsgremium bildet.

„Wir wissen, dass noch nicht alles reibungslos läuft, aber viele arbeiten mit Hochdruck an dem Projekt. Nur durch dieses hohe Engagement schaffen wir es, uns so aufzustellen, dass wir Themen künftig besser bearbeiten können – wie zum Beispiel alles rund um das Thema Steuern.“

Auch die KEFB setzt auf DATEV

Neben verschiedenen anderen Trägern nutzt zukünftig auch die Katholische Erwachsenen- und Familienbildung (KEFB) die DATEV-Installation des Bistums.

Bei der Katholischen Erwachsenen- und Familienbildung (KEFB) ist die Finanzsoftware DATEV schon seit gut zehn Jahren im Einsatz. Im Rahmen des BE:moved-Projekts „Zukunftsfähige Finanzsoftware einführen“ wechselt die KEFB nun von ihrer eigenen DATEV-Version auf die Installation auf den Servern des Bistums. „Ich bin guter Dinge, dass der Umzug recht reibungslos funktionieren wird“, sagt Antonia Haase, die bei der KEFB den Bereich Finanzen und Controlling verantwortet. „Schließlich nutzen wir schon DATEV und haben bereits Vorbereitungen für die Umstellung getroffen.“ Neben der KEFB-Geschäftsstelle in Essen sollen bald auch die Einrichtungen in der Fläche einheitlich mit einem Zugang zu DATEV ausgestattet werden, so dass auch in Zukunft eine standardisierte Finanzbuchhaltung gewährleistet werden kann. Dafür werden in den kommenden Monaten die entsprechenden Mitarbeitenden geschult.

DATEV: Aus Feedback lernen

„Wir werden sicherlich Fehler machen, aber wir werden daraus lernen.“ Diesen Leitsatz haben sich die BE:moved-Projekte mit Start des Prozesses auf die Fahne geschrieben. Wie das funktionieren kann, zeigt das DATEV-Projekt, in dem nun konkrete Maßnahmen aus Umfrage-Ergebnissen abgeleitet werden.

Nachdem die neue Abrechnungssoftware DATEV nun in 13 Pfarreien, dem Dienstleistungsverbund, dem Domkapitel und beim bischöflichen Stuhl eingeführt worden ist, hat das Projekt-Team rund um Melanie Frese nun eine erste Bilanz gezogen und mit einer Umfrage unter den Anwenderinnen und Anwendern nach Feedback gefragt. „Die positive Nachricht: Zwei Drittel der Befragten sind der Meinung, dass die Arbeitsabläufe mit der neuen Software deutlich einfacher geworden sind. Das freut uns sehr“, sagt Projektleiterin Melanie Frese. „Aber beim Stimmungsbild insgesamt ist noch deutlich Luft nach oben: Wir haben da nur zwei von fünf möglichen Sternen bekommen. Daraus wollen wir lernen.“

Das Schulungskonzept, soll nun überarbeitet und vor allem Inhalt, Timing, Dokumentation und Nachhaltigkeit angepasst werden. Außerdem wird eine intensivere Kommunikation in den einzelnen Phasen der Software-Einführung geplant. Neben dem Supportkonzept wird auch das KeyUser-Konzept angepasst, damit der kollegiale Austausch untereinander gefördert wird. Auch eine Support-Hotline ist in Planung.„Wenn wir wissen, was den Anwendenden die Arbeit erleichtert, können wir besser werden“, fasst Melanie Frese die nächsten Schritte zusammen. Generell gelte natürlich nach wie vor die Einladung, Verbesserungswünsche und Anregungen an finanzsoftware@bistum-essen.de zu senden.

DATEV-Einführung ist gestartet

Seit Januar 2022 arbeiten 13 Pfarreien, der Dienstleistungsverbund, der Gemeindeverband Essen, das Stadtdekanat Essen, das Domkapitel und der Bischöfliche Stuhl mit der neuen Finanzsoftware DATEV. Wie der Start im Dienstleistungsverbund verlief, verrät Benedikt Bauer.

Rechnung einscannen, verschicken, ausdrucken, prüfen, einscannen, verschicken, ausdrucken, prüfen, weiterreichen, abheften – dieser komplizierte Weg der Eingangsrechnungen gehört bald der Vergangenheit an. „Der sehr papierlastige Prozess wird durch DATEV vereinfacht“, erklärt Benedikt Bauer vom Dienstleistungsverbund.

Ein Lernprozess – auch für Künstliche Intelligenz

„Wir sind mit einer blanken Platte gestartet, die wir mit der Zeit beschriften müssen – und zwar mit Daten“, erklärt Benedikt Bauer. Die Software erkennt zum Beispiel auf der eingescannten Rechnung, wo die Rechnungsnummer steht oder der Betrag und markiert diese Stelle farblich. Die erkannten Daten fließen dann automatisch in die richtigen Buchungszeilen. Seine Kolleginnen und Kollegen, die die Rechnung aus den Pfarreien verbuchen, finden so schnell die relevanten Stellen auf den Rechnungen sowie die vorerfassten Daten in den Buchungszeilen. Ein händisches Abtippen der Rechnungsdaten wird durch einen kurzen Sichtprozess ersetzt.

„Derzeit funktioniert das noch nicht ganz fehlerfrei, da jeder Dienstleister woanders die Rechnungsnummer hinschreibt. Die künstliche Intelligenz, die dahintersteckt, hat bisher noch nicht genügend Erfahrungswerte – also Daten – sammeln können. Mit der Zeit wird die Software also automatisch besser“, so das Projektgruppenmitglied von „Zukunftsfähige Finanzsoftware einführen“.

Neue Buchungslogik und vielfältige Unterstützung der Mitarbeitenden

Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Dienstleistungsverbund bedeutete die Umstellung auf DATEV auch eine andere Buchungslogik. „Die Software arbeitet mit automatisch ausgefüllten Bereichen oder einem virtuellen Stempel, den die Rechnung erhält, wenn sie geprüft wurde“, erklärt Benedikt Bauer. Damit seine Kolleginnen und Kollegen von Fachleuten begleitet in die Projektphase starten, wurden im Vorfeld sechs Key-User geschult, die sich intensiver mit der neuen Software auseinandergesetzt haben. Sie stehen für Rückfragen zur Verfügung.

„Wir haben im Rahmen der DATEV-Einführung, jeden Mittwoch eine einstündige Sprechstunde für die Pilotpfarreien angeboten, in der wir intern tiefer in Fragestellungen eintauchen konnten – und das Angebot wurde gerne genutzt. Da sich die Problemfelder der einzelnen Pilotpfarreien nun näher spezifizieren, steigen wir ab jetzt in die Individualberatung ein.“