Projekt: Zukunftsfähige Finanzsoftware einführen

Sichere und digitale Buchungsprozesse

Buchungen und Auswertungen der Finanzen im gesamten Bistum sollen digitaler, effizienter und transparenter werden: Dazu wird nun im Rahmen des Digitalisierungsprozesses BE:moved DATEV als Finanzsoftware eingeführt. Das Projektteam verantwortet dabei auch die Schulungen der Mitarbeitenden und informiert regelmäßig über die Veränderungen.

Mit der neuen Finanzsoftware DATEV, an deren Auswahl Träger und Pfarreien des Bistums beteiligt waren, werden Buchungsprozesse für alle Mitarbeitenden einfacher, effizienter und vor allem digitaler.

Kick-off von „Zukunftsfähige Finanzsoftware einführen“

Als erstes hat das BE:moved-Projekte „Zukunftsfähige Finanzsoftware einführen“ im August mit der konkreten Umsetzung begonnen. Noch in diesem Jahr wird die neue Finanzsoftware DATEV eingerichtet und getestet. Welche Bedeutung der Kick-off für das BE:moved-Projektteam hatte und wie es nun weitergeht, verrät Helen Wieners, BE:moved-Projektleiterin im Interview. 

Sie haben sich intensiv auf die Einführung einer neuen, bistumsweiten Finanzsoftware vorbereitet, nun fand der offizielle Kick-off zum BE:moved-Projekt statt. Wie fühlt sich das an?

Helen Wieners: „Wir alle freuen uns, dass es endlich konkret wird. Alle im Team wollen nun endlich die nächsten Schritte angehen. Denn der Kick-off war gleichzeitig ja auch der Start der ersten BE:moved-Projektphase. Das bedeutet, dass wir zunächst mit den Workshops im September starten werden und danach mit Schulungen einzelner, ausgewählter Beteiligter – der sogenannten Piloten. Dazu gehören der Dienstleistungsverbund und zwölf ausgewählte Pfarreien. Außerdem noch der Gemeindeverband Essen sowie das Domkapitel und der Bischöfliche Stuhl.“

Was erwartet diese Piloten in den kommenden Monaten?

Helen Wieners: „Uns ist es wichtig, dass alle die neue Software verstehen und sich mit ihr vertraut machen können. Nur so können sie DATEV auch wirklich effizient nutzen. Deswegen haben wir im Kick-off Kernprozesse definiert, zu denen es im September Workshops gibt. In diesen lernen wir das Programm näher kennen und bilden gemeinsam mit allen beteiligten Trägern und Piloten die Grundlage für die folgenden Key-User-Schulungen. Einer dieser Kernprozesse ist zum Beispiel 'Bearbeitung einer Eingangsrechnung', der federführend durch das BE:moved-Projekt 'Rechnungsprozesse effizienter gestalten' gesteuert wird. Dieser Kernprozess wird mit der neuen Software deutlich schneller. Deswegen lernen die Pilot-Nutzerinnen und -Nutzer in anschließenden Schulungen, wie sie Eingangsrechnungen mit einem digitalen Workflow und Freigabeprozessen bearbeiten, Rechnungen digitalisieren oder mit einem vorgeschalteten, digital gestützten Bestell- und Genehmigungsprozess umgehen."

Ein neues Programm kann schnell überfordernd wirken. Welche Hilfestellungen bietet das BE:moved-Projektteam in der ersten Phase an?

Helen Wieners: „Wir binden sogenannte Key-Userinnen und Key-User ein und bilden sie so aus, dass sie in der Lage sind, die täglich anfallenden einfachen Fragen zum Programm zu beantworten. Natürlich steht das gesamte Projektteam oder auch der DATEV-Support bei kniffligeren Fragen zur Verfügung. Außerdem werden wir nach den Workshops und Schulungen offene digitale Sprechstunden anbieten. Darin werden wir Fragen klären, aber wir möchten auch die Pilotanwenderinnen und Pilotanwender mit zukünftigen Nutzenden vernetzen. Das ist wichtig, denn wenn das Programm bekannt ist, zeigen sich neue Hürden oder es ergeben sich bei der Nutzung weitere Fragen. Wir möchten schließlich wissen, was wir noch verbessern können. Uns ist dieser Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen wichtig. Wir wollen sie nicht mit der neuen Software alleinlassen, sondern den Weg mit ihnen gemeinsam gehen.“

Auch wenn Ihr BE:moved-Projekt jetzt richtig Fahrt aufnimmt: Wie lautet Ihre bisherige Bilanz?
Helen Wieners: „Ich persönlich mag neue Herausforderungen, und es ist sehr spannend, an diesem trägerübergreifenden Projekt zusammenzuarbeiten. Alle Beteiligten kannten sich noch nicht, und wir mussten erst die Strukturen der anderen Träger kennenlernen und individuelle Gegebenheiten angehen. Schließlich waren bei der Auswahl der neuen Finanzsoftware Träger und Pfarreien des Bistums beteiligt. Weil alle Projektteilnehmenden unterschiedliche Voraussetzungen mitbrachten, mussten wir zunächst eine einheitliche Basis für unser Projekt zu schaffen. Aber wir haben alle das gleiche extrem zukunftsorientierte und vor allem positive Ziel vor Augen, das wir gemeinsam angehen. Die Basis haben wir nun gemeistert und sind nun umso motivierter, auch die nächsten Phasen anzugehen.“

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*Am Kick-off nahmen außer dem Projektteam und der Projektleitung von „Zukunftsfähige Finanzsoftware einführen“ auch die Key-Account-Managerin des BE:moved-Projektes, Vertreterinnen und Vertreter von DATEV, vom Projekt „Rechnungsprozesse effizienter gestalten“, von der Leitung des Dienstleistungsverbunds, der IT-Leitung sowie des Dezernats Kirchengemeinden teil.


In diesem Video haben Finanzverantwortliche der verschiedenen Träger viele Fragen zum BE:moved-Projekt für Sie beantwortet:

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Projektleitung

Dirk Filzen

Einrichtungsleiter Jugendhaus St. Altfrid

Melanie Frese

Referentin für Digitalisierung

Helen Wieners

Referentin für Personalentwicklung und Gesundheit

Projektgruppe

  • Benedikt Bauer, Dienstleistungsverbund der Kirchengemeinden
  • Ilina Cobussen, KiTa Zweckverband
  • Silvia Jost, Bischöfliches Generalvikariat
  • Verena Schwienbacher, Bischöfliches Generalvikariat
  • Andreas Wiegers, Caritasverband für das Bistum Essen

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