Praxistipp

Ob die Anmeldungen zur Booster-Impfung oder zum Tag der Pastoralen Dienste – das Bistum Essen setzt bei der Organisation von Veranstaltungen auf guestoo. Simon Wiggen ist Redakteur aus dem Stabsbereich Kommunikation und erklärt, wieso er das digitale Gästemanagement-Tool nutzt.

Ob hybrid, digital oder in Präsenz – bei der Planung von Veranstaltungen gibt es viele Möglichkeiten. Das Bistum Essen setzt seit einiger Zeit immer öfter auf das Gästemanagement-Tool guestoo. „Es erfreut sich immer größerer Beliebtheit, weil es intuitiv ist, all unsere Bedürfnisse abdeckt und sich stetig weiterentwickelt“, erklärt Simon Wiggen. Zuletzt kam die Möglichkeit hinzu, den Impfstatus bei der Anmeldung zu hinterlegen.

Automatisierte Prozesse erleichtern Organisation

Von der Event-Planung über die Anmeldung bis hin zum Check-In ermöglicht das Tool alles aus einer Hand. Automatisierte Prozesse wie Erinnerungsmails an alle, die sich noch nicht angemeldet haben, erleichtern die Organisation. „Das hat einen großen Vorteil: Wir müssen nicht mehr händisch überprüfen, wer sich schon angemeldet hat und wer nicht.“, so der Redakteur.

Zwar habe auch guestoo ein paar Kinderkrankheiten im Zusammenspiel mit dem System im Bistum Essen, aber die Vorteile überwiegen dennoch. Neben der gesparten Zeit überzeugte guestoo die Stabsabteilung mit vielen Features: „Das Unternehmen sitzt in Deutschland und ist komplett datenschutzkonform. Außerdem könnten wir zum Beispiel für Impftermine individuelle Zeitslots anlegen, Umfragen erstellen und im Nachgang eines Events sogar eine Bildergalerie samt Danksagung verschicken. Guestoo zeigt, was man dank der Digitalisierung alles schaffen kann.“

Digitales Gästemanagement für alle Veranstaltungsarten

Die nächsten Einsätze für das Gästemanagement-Tool sind schon geplant: Zum Beispiel die Workshops für den Tag des Ehrenamtes am 7. Mai werden damit organisiert. Das Bistum Essen will auch darüber hinaus auf guestoo setzen – bei Betriebsausflügen oder Grippeschutzimpfungen für Mitarbeitende. Vielleicht schließen sich auch einige Träger an. „Ich fände es schön, wenn wir uns bistumsweit untereinander vernetzen, miteinander lernen und uns gegenseitig unterstützen und nicht alle die gleichen Fehler mit unterschiedlichen Tools machen würden.“