Projekt: Arbeitsumfeld flexibilisieren

Agiles Arbeiten

Zu einem flexiblen Arbeitsumfeld gehört mehr als Homeoffice im Strandkorb. Es geht vielmehr um eine neue Form der Zusammenarbeit. Räumliche Fragen rücken in den Hintergrund, und neue Arbeitsmethoden werden wichtiger: Wie können Mitarbeitende zukünftig agiler auf Veränderungen reagieren? Welche Arbeitsformen sorgen für eine hohe Zufriedenheit? Für diese Fragen wird dieses BE:moved-Projekt Antworten entwickeln, ausprobieren und anbieten.

Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie sind die Erfahrungen und die Erwartungen im Bereich flexibler Arbeit gestiegen. Das BE:moved-Projektteam wird daher auf Bedarfe und Wünsche von Kolleginnen und Kollegen besonders eingehen. Es werden zum Beispiel Ideen für neue Bürokonzepte und eine optimale Raumnutzung entwickelt, Standards für Hardware- und Software-Ausstattung für mobiles Arbeiten definiert und so u. a. die Vereinbarkeit von Familie und Beruf erleichtert.


 

Wie das evangelische Landeskirchenamt arbeitet

Nur noch der Präses der evangelischen Kirche im Rheinland hat ein eigenes Büro – alle anderen Mitarbeitenden im Landeskirchenamt können sich kurzfristig einen Arbeitsplatz reservieren. Warum das klappt und wieso ein ganzes Bürogebäude nun nicht mehr gebraucht wird, lesen Sie hier.  

Die Evangelische Kirche im Rheinland hat nach der Corona-Pandemie einen deutlichen Schritt gemacht: Der einzige, der noch ein eigenes Büro hat, ist der Präses (bei uns vergleichbar mit dem Bischof). Alle anderen Mitarbeitenden im Landeskirchenamt (vergleichbar mit unserem Generalvikariat) können sich flexibel und kurzfristig einen passenden Arbeitsplatz buchen. Rüdiger Jentzsch, der diesen Schritt maßgeblich vorangetrieben und umgesetzt hat, sagt: „Wir haben etwa 30 Prozent weniger Arbeitsplätze als vor der Pandemie. Ich schätze, dass wir sogar mit der Hälfte der Arbeitsplätze auskommen würden.“ Schon vor Corona habe sich abgezeichnet, dass durch Urlaub, Außentermine und Krankheit weniger Arbeitsplätze benötigt würden. Eine Vereinbarung zum mobilen Arbeiten hätte diesen Schritt denn endgültig realistisch erscheinen lassen.  

„Das Landeskirchenamt ist einen sehr radikalen Schritt gegangen“, sagen die BE:moved-Projektleiter Christian Gentges und Marie Heimath. „Und es scheint zu funktionieren. Büroräume können maximal 14 Tage vorher gebucht werden, manche Räume auch ganz kurzfristig.“ Die technische Lösung sei das eine (im Buchungssystem ist zum Beispiel ersichtlich, ob der Schreibtisch höhenverstellbar ist und welche technische Ausstattung das Büro hat), das andere sei die Haltung hinter dem neuen Raumkonzept: „Bürotage sollen nicht für Stillarbeit am PC genutzt werden, sondern für Konferenzen, Absprachen, Kreativphasen“, sagt Marie Heimath. „Auch wenn beim Landeskirchenamt so manche Frage rund um gemeinsame Präsenztage und Teamtreffen noch genauso nicht abschließend geklärt sind wie bei uns, sind wir begeistert von diesem Schritt. Die haben das einfach ausprobiert.“

Wo im Bistum schon flexibel gearbeitet wird

Dass sich die Arbeitswelt und damit auch unserer Art miteinander zu arbeiten ändert, ist nicht neu. Auch die Corona-Pandemie hat diese Veränderungen nur beschleunigt. Sowohl unser Dienstgeber als auch wir Mitarbeiter*innen stellen neue Anforderungen an die tägliche Arbeit.

Das BE:moved-Projekt will bei der Orientierung in diesem sich verändernden Arbeitsumfeld helfen. Wie so oft, werden auch hier zwei Seiten sichtbar: Flexiblere Arbeitsmöglichkeiten z.B. mobiles Arbeiten erhöhen die Motivation der Mitarbeitenden deutlich. Gleichzeitig stellt es die jeweiligen Teams vor neue Herausforderungen. Die Antworten liegen in veränderten Arbeitsweisen.

Es geht um:

  • andere Räume für die (Zusammen-)Arbeit und die Frage, welche Funktionen Räume für die Arbeit erfüllen müssen
  • die Frage nach sozialen Kontakten angesichts gestiegener Möglichkeiten der mobilen Arbeit (auch außerhalb einer Pandemie)
  • digitale Tools, die das Zusammenarbeiten unter neuen Rahmenbedingungen unterstützen
  • alternative Formen der Absprache jenseits klassischer Konferenzstrukturen

Schon vor den BE:moved-Projekten haben Teams im Bischöflichen Generalvikariat und in der Geschäftsstelle des Kita Zweckverbandes nach Lösungen gesucht und Ideen ausprobiert. Wir wollen diese sichtbarer machen.

Die Videos dieser Seite zeigen Kolleginnen und Kollegen, die mit ihrem Team Antworten auf eine veränderte Arbeitswelt entwickelt haben.

New Work im Kita Zweckverband

Das "Loft" in der Geschäftsstelle des Kita Zweckverbandes ist ein Großraumbüro mit flexiblen Arbeitsplätzen, Kreativ-Bereich, Küchenecke und Einzelbüros. Ausgestattet mit neuer Technik ist hier hybrides Arbeiten genauso möglich wie spontane Meetings oder Kreativphasen.

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New Work in der Jugendabteilung

Entstanden in den verschiedenen Corona-Lockdowns trägt die neue Zusammenarbeit in der Bischöflichen Fachtstelle für Kinder, Jugend, Junge Erwachsene auch weiterhin Früchte. Regelmäßige Meetings mit verschiedenen Schwerpunkten organisieren hier die Zusammenarbeit und den Austausch untereinander - egal, ob im Homeoffice oder im Büro.

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New Work in der Personalverwaltung

Jedes Büro kann von jeder Mitarbeiterin genutzt werden: Dieses Konzept geht im Sachgebiet Einsatz und Betreuung in der Personalverwaltung im Generalvikariat auf. Mehrere Personen teilen sich die Schreibtische. Das fördert die Kommunikation und das Miteinander - wenn abends alle ihren Schreibtisch aufräumen.

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New Work im Stabsbereich Kommunikation

Schnelle Absprachen zwischendurch, Kollegen unkompliziert dazuholen, alle auf den aktuellen Stand bringen: Darauf kommt es im Großraumbüro des Stabsbereichs Kommunikation an. Dass es dabei auch lauter werden kann ist normal, muss aber geregelt sein.

New Work in der Bauabteilung

Wie in einem kleinen Architekturbüro sei die Zusammenarbeit in der Abteilung Kirchengemeindliche Immobilien im Generalvikariat, so Abteilungsleiter Thomas Tebruck. Aus fünf Büros wurden zwei, dazwischen ein Konferenzraum - und dass es mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze gibt, fällt gar nicht auf.

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Stehen auch Sie und Ihr Team vor der Frage, wie Sie zukünftig zusammenarbeiten, wenn auch nach Ende einer „HomeOffice-Pflicht“ nicht mehr alle Kolleg*innen gleichzeitig vor Ort sind?

Suchen auch Sie nach neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Team?

Das BE:moved-Projekt Arbeitsumfeld flexibilisieren berät und begleitet Teams bei der Entwicklung und Umsetzung von Ideen im Rahmen von Pilotprojekten. Sprechen Sie uns gerne an!

Megatrend: New Work

Die Veränderung der Arbeitswelt insgesamt wird in der Forschung als Megatrend bezeichnet. Dies bedeutet, dass diese Veränderungen sich zwar nur langsam ereignen und gleichzeitig sehr wirksam sind. Ihre Wirksamkeit ist auf allen Ebenen der Gesellschaft spürbar und so auch für Unternehmen, Institutionen und deren Mitarbeitenden. Megatrends sind somit grundlegend für langfristige wirtschaftliche und politische Entscheidungen.

Ein solcher Megatrend ist „NewWork“, dessen Bezeichnung auf den deutsch-amerikanischen Sozialphilosoph Frithjof Bergmann zurückgeht. Dabei geht es weniger um die Erreichung eines konkreten Arbeitsmodells als um die Nutzung unterschiedlicher, zukunftsweisender Ansätze für die flexible und innovative Gestaltung der Arbeit. Dabei ist „HomeOffice“ nur ein Aspekt von vielen. Agile Arbeitsmethoden, wie Scrum, Design Thinking und Kanban, steigern die Flexibilität einer Organisation und ihrer Mitarbeitenden sowie die Effizienz. Konzentriertes Arbeiten allein und kreative Entwicklungsphasen im Team wechseln einander ab und stellen verschiedene Anforderungen an Räume. New-Work-Arbeitsplätze sind von ihren Funktionen her gedacht und werden flexibel von mehreren Kolleg*innen genutzt statt einer Person zugeordnet.

Arbeitsumfeld der Zukunft

Wie ist die aktuelle Zufriedenheit mit den Möglichkeiten des flexiblen Arbeitens im KiTa Zweckverband und im Bischöflichen Generalvikariat? Dieser Frage ist das BE:moved-Projekt „Arbeitsumfeld flexibilisieren“ in seiner Umfrage nachgegangen. Die Projektleitung Marie Heimath und Christian Gentges präsentieren die wichtigsten Ergebnisse und erläutern, was diese für das Arbeitsumfeld der Zukunft bedeuten.

In der BE:moved-Umfrage haben Sie Mitarbeitende aus zwei Bereichen befragt. Gab es Antworten oder Ergebnisse, die Sie überrascht haben?

Christian Gentges: „Wir haben gesehen, dass es bereits eine hohe Zufriedenheit mit dem Arbeitsumfeld gibt. Das hat mich positiv überrascht. Gleichzeitig fehlen den Kolleginnen und Kollegen Tipps und Tricks fürs Homeoffice. Da kommen neben technischen Fragen auch Fragen auf wie: Wie grenze ich mich im Homeoffice von meinen privaten Räumlichkeiten ab?“

Marie Heimath: „Die Ergebnisse zeigen, dass die Mehrheit mobiles Arbeiten kennt und es auch deutlich produktiver empfindet als die Arbeit im Büro. Aber dennoch wollen die meisten nicht mehr als 50 Prozent der Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Darauf müssen wir reagieren.“

Welche großen Themen haben sich anhand der Umfrageergebnisse für Sie abgezeichnet?

Marie Heimath: „Da ist eindeutig die zwischenmenschliche Kommunikation. Viele haben bereits positive Erfahrungen mit der mobilen Arbeit bzw. Homeoffice gemacht. Ihnen fehlt aber der Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen. Wir müssen also bei unseren Angeboten darauf achten, dass wir die Vernetzung untereinander aufrechterhalten.“

Christian Gentges: „Durch die Pandemie wurden viele abrupt ins Homeoffice geschickt, was auch die Kommunikation beeinträchtigte. Daher herrscht derzeit eine hohe Unzufriedenheit mit dem Informationsfluss in den Abteilungen. Es existieren aber bereits Ansätze im Bistum, die diese Herausforderung lösen können.“

Welche Maßnahmen und nächsten Schritte leiten Sie aus den Umfrageergebnissen ab?

Marie Heimath: „Wir möchten keine Arbeitsformen vorschreiben, sondern ein Angebot schaffen, aus dem sich jeder Bereich das aussuchen kann, was für ihn gerade das Richtige ist. Daher stellen wir aktuell flexible Arbeitsmethoden und Tools zusammen, die wir demnächst vorstellen werden.“

Christian Gentges: „Dazu zählen neben Angeboten zum Arbeitsplatz auch Arbeitsformen und Kommunikationsformate. Wir werden diese Prototypen in verschiedenen Abteilungen testen und in Kooperation mit den Kolleginnen und Kollegen ausbauen.“

Das sind einige Ergebnisse aus der Umfrage:

Arbeitsformen zur Auswahl

Von 9 bis 17 Uhr im Büro sitzen – diese Art von Arbeit verliert immer mehr an Attraktivität. Um sich über mögliche Alternativen zu erkundigen, hat sich das BE:moved-Projekt "Arbeitsumfeld flexibilisieren" mit Sipgate ausgetauscht. Der Düsseldorfer Internet-Telefonie-Anbieter gilt als Vorreiter agiler Arbeit und nutzt verschiedene Arbeitsformen, von denen einige im Bistum Essen Einzug finden könnten.

Die Mitarbeitenden sollen in Zukunft die Wahl haben: Aus Arbeitsformen, die sowohl räumliche als auch zeitliche Flexibilität gewährleisten, können sie sich individuell oder im Team für eine angemessen Art entscheiden: Mobile Arbeit, kreativer Meetingraum, Dailies oder Open-Fridays. "Wir haben durch den Austausch mit Sipgate erkannt, dass wir im Bistum nicht eine Arbeitsweise für alle Bereiche entwickeln oder vorschlagen wollen, sondern viele verschiedene, aus denen sich Abteilungen oder Teams das Passende aussuchen können", so Stephan Ruhl. Er ist juristischer Ansprechpartner bei arbeitsrechtlichen Fragen des BE:moved-Projektes und plädiert für ein Mitgestaltungsrecht der Mitarbeitenden an ihrem Arbeitsumfeld.

Alle Konzepte des Düsseldorfer Unternehmens blind zu übernehmen, sei nicht zielführend. "Das Bistum arbeitet stark in spezialisierten Bereichen, die auf eine nachhaltige Arbeit und weniger auf kurzweilige Projekte bezogen sind", so der Jurist. Das – und steuerrechtliche Faktoren wie Budgetverantwortlichkeiten bei kirchlichen Institutionen – seien sehr spezifische Faktoren für die Arbeit im Bistum Essen. Stephan Ruhl ist zuversichtlich: "Wir hoffen sehr, dass unsere Kolleginnen und Kollegen den neuen Möglichkeiten offen gegenüberstehen werden und Mut haben, etwas Neues auszuprobieren."


Projektleitung

Christian Gentges

Leiter Abteilung Kinder, Jugend und junge Erwachsene

Marie Heimath

Assistenz der Hauptabteilungsleitung Personal & Verwaltung

Projektgruppe

  • Rebecca Beenken, KiTa Zweckverband
  • Claudia Bürgener, Bischöfliches Generalvikariat
  • Roberto Erbori, Bischöfliches Generalvikariat
  • Sigrid Kapteina, Bischöfliches Generalvikariat
  • Anna Nölle, KiTa Zweckverband
  • Stefan Ruhl, Bischöfliches Generalvikariat

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